POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

LA FONDATION DEFINITY ASSURANCE /
DEFINITY INSURANCE FOUNDATION
(LA « FONDATION »)

Date de la dernière mise à jour : 23 juin 2023

La Fondation est consciente de l’importance que revêt la protection des renseignements personnels et elle s’est engagée à maintenir et à protéger l’exactitude, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qui lui sont confiés. La présente Politique de protection des renseignements personnels décrit les renseignements personnels que nous recueillons, la façon dont nous les gérons ainsi que les circonstances dans lesquelles nous pouvons les dévoiler.

Comme la plupart des activités de la Fondation seraient réputées de nature non commerciale, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) fédérale s’appliquerait rarement à la Fondation. Malgré tout, la Fondation a volontairement convenu de respecter les principes énoncés dans la présente Politique de protection des renseignements personnels.

Modifications touchant la présente Politique de protection des renseignements personnels

La Fondation revoit régulièrement ses pratiques en matière de protection des renseignements personnels et mettra à jour, au besoin, sa Politique de protection des renseignements personnels. La Fondation se réserve le droit de modifier la présente Politique de protection des renseignements personnels de temps à autre.

La Politique de protection des renseignements personnels publiée en tout temps, ou de temps à autre, par l’entremise du présent site Web, est réputée constituer la Politique de protection des renseignements personnels qui est alors en vigueur. Nous vous recommandons de vérifier périodiquement la présente Politique de protection des renseignements personnels de telle sorte que vous puissiez prendre connaissance des modifications éventuelles. La Fondation traite les renseignements personnels d’une manière qui cadre avec la Politique de protection des renseignements personnels en vertu de laquelle ils ont été recueillis, à moins que nous n’ayons obtenu votre consentement prévoyant qu’ils soient traités différemment.

Le présent site Web peut proposer des liens menant à des sites Web de tierce partie. Vous devez être conscient du fait que les exploitants de sites Web reliés peuvent également recueillir vos renseignements personnels (y compris des renseignements générés par l’utilisation de témoins) lorsque vous accédez à leurs sites Web. La Fondation ne saurait être tenue responsable de la façon dont ces tierces parties recueillent, utilisent ou dévoilent vos renseignements personnels, de telle sorte qu’il importe que vous vous familiarisiez avec leurs politiques de protection des renseignements personnels avant de leur communiquer vos propres renseignements personnels.

Qu’est-ce que les renseignements personnels?

Les renseignements personnels incluent tout renseignement de nature factuelle ou subjective portant sur une personne identifiable. Parmi ces renseignements peuvent figurer le nom d’une personne, son adresse, son adresse de courriel, son numéro de téléphone, son âge, des renseignements de nature financière, etc. Les renseignements personnels n’incluent pas la majorité des renseignements relatifs aux coordonnées professionnelles comme le nom, le poste, le titre, l’adresse professionnelle, voire le numéro de téléphone ou le numéro de télécopieur professionnel de cette personne.

Principes en matière de protection des renseignements personnels

La Fondation s’est engagée à respecter les dix principes en matière de protection des renseignements personnels suivants :

1. Responsabilité
  - La Fondation est responsable des renseignements personnels qui sont sous sa garde ou son contrôle. Toutes les demandes ou préoccupations en matière de confidentialité seront adressées au PDG, qui est responsable de la supervision de cette politique et de la conformité de la Fondation avec celle-ci. Au sein de la Fondation se trouvent d’autres personnes à qui incombe la responsabilité de la collecte et de la gestion quotidiennes des renseignements personnels.
  - La Fondation s’est dotée de procédures pour mettre en œuvre la présente Politique de protection des renseignements personnels et s’y conformer, incluant des procédures concernant la collecte, la manipulation, la divulgation, le stockage et la destruction des renseignements personnels.
  - La Fondation est responsable des renseignements personnels transférés à une tierce partie pour fins de traitement. La Fondation s’appuie sur des moyens contractuels pour offrir un niveau de protection comparable aux renseignements transférés. La Fondation exige de toutes les tierces parties qu’elles respectent la présente Politique de protection des renseignements personnels, la LPRPDE et toute autre loi applicable concernant la protection des renseignements personnels.
2. Identification de l’objet
  La Fondation recueille et utilise des renseignements personnels pour les fins suivantes :
  - Pour vous tenir informé des subventions, programmes, événements et activités de la Fondation;
  - À des fins administratives et de collecte de fonds;
  - Afin de fournir des reçus officiels aux donateurs et/ou pour administrer les dons récurrents préautorisés;
  - À des fins de recherche interne;
  - Afin de vous fournir de l’aide et du soutien.
3. Consentement à l’égard de l’utilisation de vos renseignements personnels
  - La Fondation recueille des renseignements personnels qui vous concernent uniquement lorsque vous les communiquez volontairement ou, sinon, uniquement avec votre consentement. Vous pouvez nous signifier votre consentement de vive voix ou par écrit.
  - La Fondation demande le consentement en vue de l’utilisation ou de la divulgation des renseignements personnels au moment où elle les recueille.
  - La Fondation n’exigera pas de votre part que vous consentiez à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements au-delà de ce qui s’avère nécessaire pour combler les fins spécifiées et légitimes pour lesquelles les renseignements sont communiqués.
  - Moyennant un préavis raisonnable à la Fondation, toute personne peut retirer son consentement à l’utilisation de ses renseignements personnels à tout moment, sous réserve des restrictions contractuelles ou légales applicables. Si vous souhaitez retirer votre consentement, veuillez contacter privacy@definityfoundation.org. Nous vous informerons des implications du retrait de votre consentement.
  - Si vous ne souhaitez pas recevoir de communications de notre part ou participer à des informations et services plus personnalisés, vous pouvez facilement vous désabonner en suivant les instructions fournies dans la communication ou en contactant privacy@definityfoundation.org
  - En visitant et en utilisant le site Web de la Fondation, le visiteur accepte la Politique de protection des renseignements personnels. Si vous n’acceptez pas la Politique de protection des renseignements personnels, veuillez vous abstenir d’utiliser le présent site Web ou de fournir des renseignements personnels à la Fondation.
4. Limitation de la collecte:
  La Fondation limite la collecte des renseignements personnels à ceux qui s’avèrent raisonnablement nécessaires pour les fins identifiées. Les types de renseignements que recueille la Fondation peuvent être résumés comme suit :

Renseignements personnels fournis à la Fondation : la Fondation recueille certains renseignements personnels directement auprès des personnes qui interagissent avec elle, dont les suivants :

Coordonnées (comme le nom, l’adresse, l’adresse de courriel et le numéro de téléphone); et
Les renseignements requis pour délivrer des reçus de don officiels.

5. Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation

- La Fondation n’utilise ni ne dévoile de renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne ou conformément à ce que prévoit ou autorise la loi.
- Il se peut que la Fondation soit tenue de dévoiler des renseignements personnels pour respecter une loi, un règlement ou une demande émanant d’un gouvernement, voire pour respecter les dispositions d’une citation à comparaître, d’un mandat de perquisition ou d’une ordonnance légitime d’un tribunal.
- La Fondation peut partager des renseignements personnels avec des tierces parties qui lui apportent leur concours dans la prestation de ses services. Ces tierces parties sont tenues, en vertu d’un contrat, de protéger vos renseignements personnels conformément à ce qui est expliqué plus haut, à la rubrique « Responsabilité ».
- La Fondation se réserve le droit de dévoiler et/ou de transférer des renseignements personnels à une tierce partie dans l’éventualité d’une fusion ou d’un regroupement proposé ou réel de la Fondation dans le but de veiller à ce que vous continuiez à recevoir les mêmes renseignements et services de la tierce partie.
- La Fondation conserve les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que cela s’avère nécessaire pour lui permettre de s’acquitter des fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou conformément à ce que prévoit la loi, et votre consentement à de telles fins demeure valide après que la relation que nous entretenons avec vous a pris fin.
- La Fondation ne dévoile pas de renseignements relatifs aux comptes de cartes de crédit communiqués par les utilisateurs, sauf aux institutions bancaires ou aux fournisseurs de services de traitement de paiements appropriés, afin que puisse être traitée une autorisation de paiement par voie de carte de crédit ou de débit, ou pour résoudre un différend.

6. Exactitude

La Fondation engage des efforts commercialement raisonnables pour assurer l’exactitude des renseignements personnels, en plus de veiller à ce qu’ils demeurent complets et aussi à jour que cela s’avère nécessaire pour les fins pour lesquelles ils sont utilisés. Les personnes sont autorisées à vérifier l’exactitude des renseignements personnels les concernant et elles peuvent apporter ou demander que soient apportées des modifications ou des corrections, au besoin.

7. Safeguards

- La Fondation engage des efforts commercialement raisonnables afin de protéger les renseignements personnels de tout vol, et accès non autorisé et de toute copie, utilisation, modification, divulgation et destruction en établissant et en gérant des mécanismes de protection en matière de sécurité convenant au niveau de sensibilité des renseignements.
- Tous les bénévoles et membres du personnel de la Fondation sont liés par le code de conduite de la Fondation.

8. Openness

La Fondation rend les informations sur ses politiques et pratiques concernant la gestion des informations personnelles facilement accessibles aux utilisateurs de notre service ainsi qu’au grand public. Notre politique de confidentialité, qui informe les utilisateurs sur le type d’informations que nous collectons, à quoi elles servent et à qui elles peuvent être divulguées, est publiée sur notre site Web. De plus amples informations sur nos politiques et pratiques de confidentialité peuvent être obtenues en contactant privacy@definityfoundation.org

9. Accès individuel
Sur demande, la Fondation

Informera les utilisateurs de l’existence et de l’utilisation de leurs renseignements personnels;
Indiquera aux utilisateurs si leurs renseignements personnels ont été dévoilés à quelque tierce partie autorisée que ce soit;
Fournira aux utilisateurs des informations concernant leurs renseignements personnels que nous avons sous notre garde et notre contrôle, sous réserve des restrictions juridiques.

Les demandes doivent être acheminées à : privacy@definityfoundation.org

La Fondation s’emploiera à répondre à toutes les demandes d’accès à des renseignements personnels de manière rapide et raisonnable.

10. Contestation de la conformité

Toute question, demande ou préoccupation concernant la conformité de la Fondation à la politique de confidentialité ou à nos pratiques de confidentialité peut être adressée à privacy@definityfoundation.org